沈阳工业大学档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥我校档案在教学、科研、党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》等档案工作法规，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 我校档案是指在招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第二章 管理原则和管理体制
第三条 我校档案工作实行集中统一的管理原则，要求维护档案的完整与安全，便于学校及社会各方面的利用。
第四条 我校档案工作是学校的重要基础工作之一，必须把档案工作纳入学校发展规划，加强对档案工作的领导和管理。校内各职能部门应把档案工作纳入本单位领导工作议事日程，纳入管理制度，纳入有关人员的岗位责任制。
第五条 沈阳工业大学档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第六条 学校设立档案馆，统一管理全校各类档案。为了妥善保管和便于利用档案，学校设立了辽阳分校档案分室和声像档案分室。
第三章 机构设置与人员配备
第七条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第八条 学校档案馆设馆长一名，并视需要设副馆长一至二名。馆长、副馆长人选由热心档案事业、具有高级以上专业技术职务任职经历；有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；年富力强，身体健康的人员担任。
第九条 学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。
高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第十条 校内各职能部门必须由一名主要负责人主管本部门的档案归档工作，并根据具体情况配备一至二名专（兼）职人员，并持有档案业务岗位证书，组成学校档案工作网络，业务上受学校档案馆指导，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第四章 文件材料的归档
第十一条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理、组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。档案馆指派专人指导立卷工作。
第十二条 学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内。
第十三条 文件材料的归档范围
凡是反映我校及校内各部门工作活动，具有保存查考利用价值的文件材料（含电子文档及实物），均属归档范围。归档范围有以下几类：
（一）党群类
（二）行政类
（三）学生类
（四）教学类
（五）科研类
（六）基本建设类
（七）仪器设备类
（八）产品生产类
（九）出版物类
（十）外事类
（十一）财会类
第十四条 归档时间应按以下要求：
（一）学校各党政部门和能按学年度归档的部门，应在次年六月底前归档；
（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第十五条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
（一）起草文件用纸必须是公文纸或原稿纸。要求字迹工整、清楚，并注明日期和盖公章。
（二）不得用圆珠笔、铅笔起草文件，起草文件时只能用钢笔（用碳素或蓝黑墨水）或毛笔。各级领导在审批或签发文件稿时也不得使用圆珠笔和铅笔，而应使用钢笔或毛笔。
（三）用计算机打印的文件材料必须字迹清晰。
（四）机要打字室不得接收用圆珠笔和铅笔起草的文件稿和材料。
（五）档案馆不得接收用圆珠笔和铅笔起草的文件稿和材料，确需归档的各类用圆珠笔起草或复写的表格等材料须由转交单位复印后连同原件一起归档。
（六）确无原件可存的必存档案，如果存复印件或传真件应由存档部门盖章，负责人签字并加以说明。
（七）兼职档案员（办公室主任）建立收发文登记制度，并对应登记表移交档案。
（八）学校建立重大事件登记制度。由各部门执行。
（九）档案馆在接收部门档案时，验收收发文登记及重大事件登记簿。
第五章 档案管理
第十六条 校档案馆对从学校各部门接收进来的文件材料进行必要的加工整理、鉴定，科学分类、编号和排列，逐步实行档案管理的标准化、规范化。
第十七条 档案的保管期限分为永久、长期（16～50年）和短期（15年以下）三种。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的具有长久保存和利用价值的，应永久保存。凡是在一定时期内需要查考利用的，应酌情定为长期和短期保存。凡介于两种保管期限之间的，一律从长保存。
第十八条 文件材料归档后，不得随意涂改、抽拆、污损、需要修改补充时，必须履行一定手续，并在卷内备考表内注明修改原因和修改内容。
第十九条 档案馆对所存档案和资料的保存情况定期进行检查，遇有特殊情况应及时向领导报告，及时处理，对破损和自己褪色的档案，应及时修复或复制。
第二十条 档案馆应对保管期限已满的档案进行鉴定，对到期已失去保管价值的档案，应在征得有关部门和课题组的同意，并经领导批准后，造册登记予以销毁。
第二十一条 档案库房的技术管理工作，应由专人负责，建立健全有关规章制度。
第六章 档案的开放与利用
第二十二条
档案馆所保存的档案，主要供本校各单位利用，一般都在馆内查阅，需借出时，要办理外借登记手续，借期一般不得超过一周。
第二十三条 沈阳工业大学档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十四条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十五条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经沈阳工业大学档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第二十六条 沈阳工业大学档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十七条 沈阳工业大学档案馆设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第二十八条 沈阳工业大学档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
沈阳工业大学档案馆为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
第二十九条 寄存在沈阳工业大学档案馆的档案，归寄存者所有。沈阳工业大学档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十条 沈阳工业大学档案馆积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十一条 沈阳工业大学档案馆采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。条件允许时，在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第七章 考核、奖励与处罚
第三十二条 沈阳工业大学对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十三条 有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第三十四条 本办法经校长批准，自发布之日起施行。
第三十五条 本办法由档案馆负责解释。
