沈阳工业大学人事档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强我校人事档案（包括干部、教师、工人、学生）的管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我校组织、人事、学生工作及其他各项管理工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》的有关规定，制定本管理办法。
第二条 人事档案是学校职能部门在组织、人事、学生管理等各项工作中直接形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、学习成绩、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
第三条 人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。
第四条 在人事档案的管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保人事档案的完整与安全。
第二章 体制、机构和职责
第五条 我校干部、教师、工人和学生的人事档案均由校档案馆人事档案室集中统一管理。
第六条 学校要为人事档案室配备政治、业务素质较高的专职档案干部负责人事档案的管理工作，并为科学管理档案提供必要的设备。
第七条 人事档案室的职责
（一）保管人事档案，为学校、为国家积累档案史料；
（二）收集、鉴别和整理全校干部、教师、工人、学生档案材料；
（三）办理人事档案的查阅、借阅和转递；
（四）登记干部职务工资变动情况；
（五）为有关部门提供所需人员的人事档案信息；
（六）做好人事档案的安全、保密、保护工作；
（七）调查研究、总结交流人事档案管理工作情况，制定相应规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导工作；
（八）研究、推广、应用人事档案现代化管理技术；
（九）定期向档案馆移交死亡干部的档案；
（十）完成馆里和上级领导交办的其他任务。
第三章 档案的内容和分类
第八条 人事档案由历史地、全面地反映我校人员情况的材料构成。内容及其分类：
第一类 履历材料；（包括干部履历表、简历表，干部、职工、教师、军人、学生等各类人员登记表、更改姓名材料）
第二类 自传材料；（自传和属于自传性质的材料）
第三类 鉴定、考核、考察材料；（包括自我鉴定总结）
第四类 学历、学位、学绩、培训和评聘专业技术职务情况材料；（包括报考高等学校学生登记表、毕业生登记表、学生成绩表、学历证明材料，专业技术职务任职资格申报表、审批表）
第五类 政治历史情况的审查材料；（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；（包括入党志愿书、申请书、入团志愿书、申请书、党员登记表）
第七类 奖励材料；（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹、各种先进人物登记表及评优材料）
第八类 处分材料；（包括甄别、复查材料，免予处分的处理意见）
第九类 招录、任免、聘用、转业、转正、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表大会代表登记表等材料；
第十类 其他可供组织上参考的材料。
第四章 管理范围
第九条 任现职的校级领导档案由省委组织部负责保管；任职期满后，由学校档案馆保管；校领导在任职期间，为有利工作，在组织部门的指导下，可建档案副本，由校档案馆保管。
第十条 人事档案室专职档案干部及其在校内工作的直系亲属的档案，由档案馆设专人保管。
第十一条 “第九条”、“第十条”以外的其他各类人员的人事档案（干部、教师、工人、学生、离退休、死亡人员）均由校档案馆人事档案室统一保管。
第五章 档案材料的收集、鉴别与归档
第十二条 为了使人事档案能够适应人事、干部工作和学生管理、毕业工作的需要，档案馆人事档案室要经常通过组织部、人事处、教务处、学生处、研究生学院及其他有关部门收集干部、教师、工人、学生，任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的档案材料；组织部、人事处、教务处、学生处、研究生院及有关部门，要建立主动送交干部、职工、学生档案材料归档的工作制度，及时将新形成的档案材料送交人事档案室归档。各基层单位形成材料须进入个人档案的，要通过各主管部门审核后存入。
第十三条 对收集的材料，必须进行认真的鉴别，属于归档的材料，应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查或本人签字的，盖章签字后方能归档。
第十四条 不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以转出或退回处理。凡需销毁的材料，必须详细登记，由档案馆会同组织部、人事处共同商定，并报请校领导审查批准。
凡新参加工作或新调入我校的教职工，在向人事处报到时，均应让其填写“登记表”，并由人事处将“登记表”连同本人档案一起送交人事档案室。
第十六条 反应归档保存的材料，档案室应按国家档案部门及干部管理规定，按性质进行分类，并按要求装订成卷，编写档号，入库保管。整理过程中，如发现缺少必备的材料（如入团、入党材料，履历表和自传等），档案室应负责查找或经组织、人事部门同意，让本人重写，对纸张破烂、字迹模糊不清或用纸不一、长短不齐不便装订的，应采取补救措施，保证案卷规范化。
第十七条 归档材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。归档材料一律为材料原件。
第六章 档案的保管与保护
第十八条 根据“安全保密、便于查找”的原则要求，对人事档案应严密、科学地加以保管。
（一）人事档案室对全校教职工、学生档案，必须进行登记、编号，并依据一定的原则，编制档案清册。
（二）建立健全严格的库房管理制度和岗位责任制，在热情为用户提供各种服务的同时，一定要严格加强管理，严防错装、错放、错借、错转等现象发生。
（三）应建立登记和统计制度，每年年底全面检查核对一次档案，并与人事处、学生处、研究生学院等部门核对各类人员的增减情况，发现问题及时解决。
（四）人事档案室设置专门的档案查阅室和档案人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
（五）要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内设置空调、去湿、灭火等设备。室内禁止吸烟及动用一切明火。
（六）库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃~24℃，相对湿度45~65%）；检查情况要认真做好记载。坚持做到“九防十不准”。
（七）要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
第十九条 严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，要视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第七章 档案的提供利用
第二十条 因工作需要查阅或借用人事档案时，需办理有关借阅手续，校内须填写由人事处处长批准的《查阅人事档案审批表》；校外单位来馆借阅人事档案时，需持本单位组织（或人事）等部门出具的介绍信，并经校内组织部、人事处、学生处、招生就业工作处、研究生学院负责人签署意见后，方能提供查阅。
第二十一条 查阅档案一般在人事档案室查阅，档案一般不外界。如确因工作需要，必须借出使用时，须由借阅单位主要负责人及人事处处长签署意见后向人事档案室借出，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
第二十二条 凡查阅干部档案，利用单位应派2名以上中共党员并且是本单位正式干部到档案馆阅档室查阅；下级人员借阅上级人员档案时必须由人事处或组织部领导批准，任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
第二十三条 人事档案室应制定查阅注意事项。查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者要视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违反《档案法》处理。
第二十四条 借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要档案中取证的，必须请示组织、人事部门审查批准后才能复制（拍摄）。
第八章 档案的接收与转递
第二十五条 凡我校教职工、学生档案的接收和转递工作，原则上均由档案馆人事档案室承办和处理；人事处在办理新调入我校教职工有关手续后，应将接收的档案尽快转到人事档案室。
第二十六条 档案室在收到有关人员的档案材料后，应按档案目录逐件（份）进行清点核对尤其干部个人出生时间存在填写多项问题的应立刻请人事处及个人及时处理，以免问题积压，无误后，办理登记、编号、归档入库。
第二十七条 校内各单位对拟调出的教职工或学生毕业离校，应在其离校前，将散存的属于应归档转出的材料经人事处、学生处、研究生学院审核后及时送交人事档案室，以便随档转出。转递档案应遵循下列规定：
（一）应通过机要交通转递或派专人送取，不准让本人自带。
（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
（三）转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。
（四）档案转出后，应随时登记上册；并及时催要回执，以防丢失。
（五）要严格执行转递制度，避免产生“无头档案”，对已出现的“无头档案”应认真查转，对确属查不到人员下落的档案，应造另册，予以登记，妥善保管。
第九章 组织领导和队伍建设
第二十八条 校档案馆应加强对人事档案工作的领导，及时研究工作中出现的问题，采取有效措施，不断加以改进，提高科学管理水平。
第二十九条 校组织部、人事处、学生处、研究生学院对人事档案工作，在业务上负有监督，检查和指导的责任。
第三十条 档案馆人事档案室专职档案干部在人事档案建设和管理工作中必须认真做到以下要求：
（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、江泽民“三个代表”重要思想、坚持“科学发展观”和党的各项方针政策，努力提高政治思想水平；
（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为档案工作服务；
（三）严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容；
（四）坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；
（五）工作调出时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
